AUTOMATIZACIJA KNJIŽENJA
Automatizacija knjiženja se ogleda u automatskom knjiženju prethodno napravljenih robnih dokumenata, uvozu izvoda iz programa za elektronsko plaćanje i automatizaciji knjiženja primljenih računa.
AUTOMATSKO KNJIŽENJE ROBNIH DOKUMENATA
Da bi nalog za knjiženje mogao automatski da se napravi na osnovu robnog dokumenta potrebno je da se definišu šeme za knjiženje. Definisanje šeme za knjiženje pre svega podrazumeva određivanje konta na kojima će promene da budu iskazane i cena po kojima se vodi roba u skladištu (nabavne, prodajne bez PDV ili porodajne sa PDV).
Na primer, da bi se napravio nalog za knjiženje na osnovu izdatog računa za robu potrebno je da se prethodno podese sledeća konta: konto robe, konto za prihode od robe, konto za nabavnu vrednost prodate robe, konto za PDV po opštoj stopi, konto za PDV po posebnoj stopi, konto za ukalkulisani porez (ako se roba u skladištu vodi po prodajnoj ceni sa PDV) i konto za ukalkulisanu razlku u ceni (ako se roba u skladištu vodi po prodajoj ceni). Takođe, potrebno je da se podese cene po kojima se vodi roba u skladištu (nabavne, prodajne bez PDV ili prodajne sa PDV).
Kada se šeme za knjiženje, odnosno konta na kojima se promene iskazuju i cena po kojima se vodi roba u skladištu, podese jednom, sva automatska knjiženja robnih dokumenata vrše se na osnovu njih, dok god se one ne promene.
Moguće je automatsko pravljenje naloga za knjiženje na osnovu sledećih robnih dokumenata:
UVOZ IZVODA
Program Sors omogućava uvoz izvoda iz programa za elektronsko plaćanje, odnosno omogućava formiranje naloga za knjiženje na osnovu izvoda koji se uvezu iz programa za elektronsko plaćanje. Nalog za knjiženje se formira tako što se stavke iz uvezenog izvoda upisuju u nalog za knjiženje pri čemu se konto i partner na koji će se knjižiti promena određuju na osnovu tekućeg računa sa kojim je izvršen promet.
Program Sors povezan je sa bazom Narodne banke Srbije tako da na osnovu tekućeg računa lako može da se utvrdi partner kome tekući račun pripada.
AUTOMATIZACIJA KNJIŽENJA PRIMLJENIH RAČUNA
Automatizacija knjiženja primljenih računa u programu Sors je mogućnost koju korisnik može a ne mora da koristi. Ona funkcioniše tako što korisnik unese podatke za jednu stavku, odnosno podatke koji treba da se evidentiraju na jedan konto, a program na osnovu tih podataka obračunava druge stavke, odnosno automatski knjiži podatke na druga konta.
Uzmimo za primer da je potrebno proknjižiti račun dobavljača - račun za PTT usluge koji izgleda ovako:
- Osnovica - 10.000
- PDV - 2.000
- Ukupno- 12.000
U tom slučaju korisnik knjiži na konto 5315 - Troškovi PTT usluga iznos od 10.000,00 vrši izbor dobavljača (npr. Telekom), upisuje datum dokumenta i to čini jednu stavku u nalogu. Na osnovu ove stavke porogram obračunava PDV i ukupnu vrednost računa i automatski knjiži druge dve stavke u nalogu i nalog izgleda ovako:
KONTO | DUGUJE | POTRAŽUJE |
---|---|---|
5315 - Troškovi PTT usluga | 10.000 | |
2700 - PDV u primljenim računima od dobavljača | 2.000 | 0 |
4330 - Dobavljači u zemlji | 0 | 12.000 |
Dakle, korisnik je upisao samo prvu stavku u nalog (konto 5315, duguje 10.000, dobavljač Telekom), a program je automatski obračunao i upisao druge dve stavke. Automatski obračun druge dve stavke vrši se na osnovu parametara koje je prethodno definisao korisnik.
Svakako da postoje specifične situacije, odnosno dokumenti čije knjiženje ne može da se automatizuje, i zbog toga je korisniku ostavljeno na volju da li će koristiti mogućnost automatizacije knjiženja ili ne. Ova mogućnost se uključuje i isključuje jednostavnim klikom miša.
Važno je još da napomenemo da postoji mogućnost izmene svih stavki koje su upisane u nalog, pa i onih koje su upisane automatski.