SADRŽAJ
Video
Razlika između računa i računa-otpremnica
Prozor za izradu računa-otpremnice
Prozor za pregled računa-otpremnica
Komunikacija sa SEF
Izmena računa-otpremnice
Izveštaji koji se formiraju automatski na osnovu računa-otpremnice
Obračun prosečnih nabavnih cena metodom obračuna posle svake kalkulacije
VIDEO
RAZLIKA IZMEĐU RAČUNA I RAČUNA-OTPREMNICE
Račun-otpremnica je dokument kojim se evidentira izlaz robe iz skladišta kao i finansijsko zaduženje kupca. Praktično, to znači da svako izdavanje računa-otpremnice ima dve posledice:
- Stanje zaliha će biti umanjeno za sve artikle koji se nalaze u računu -otpremnici
- Dugovanje kupca će biti uvećano za ukupnu vrednost računa - otpremnice
Račun je dokument kojim se evidentira finansijsko zaduženje kupca ali ne i izlaz robe iz skladišta. Praktično, to znači da će dugovanje kupca biti uvećano za ukupnu vrednost računa ali stanje zaliha neće biti umanjeno za artikle koji se nalaze u računu.
Važno je da naglasimo da će oba dokumenta na SEF da budu poslata u formi računa i da SEF ne vidi razliku između njih. Drugim rečima, razlika između ova dva dokumenta je interna.
PROZOR ZA IZRADU RAČUNA-OTPREMNICE
Da biste pokrenuli prozor za izdavanje računa-otpremnice uradite sledeće:
- Prvo treba da u komandnom meniju izaberite stavku Kupci.
- Zatim u meniju treba da kliknite na opciju Računi-otpremnice.
- Prikazuje se meniji u kome treba da kliknite na opciju Račun-otpremnica.
- Odmah zatim na ekranu se prikazuje prozor koji je prikazan na slici ispod.
Ovaj prozor i njegove funkcije detaljno smo opisali ovde.
PROZOR ZA PREGLED RAČUNA-OTPREMNICA
Da biste prikazali prozor za pregled računa-otpremnica uradite sledeće:
- Prvo treba da u komandnom meniju izaberite stavku Kupci.
- Zatim u meniju treba da kliknite na opciju Računi-otpremnice.
- Prikazuje se meniji u kome treba da kliknite na opciju Pregled računa-otpremnica.
Prozor za pregled računa-otpremnica se koristi isto kao i svi ostali prozori za pregled dokumenata u poslovnom programu Sors. Prozore za pregled dokumenata smo detaljno opisali ovde.
U levom delu prozora, nalaze se kriterijumi za pretraživanje dokumenata, a tabela u kojoj se prikazuju računi-otpremnice, zauzima centralni i najveći deo prozora.
Ako kliknete desnim tasterom miša na određeni račun-otpremnicu u tabeli prikazaće se meni sa opcijama. Neke od ovih opcija važe za sve prozore u kojima se prikazuju dokumenti i njih smo opisali u posebnom članku, a u tekstu koji sledi navodimo opcije koje se odnose na samo na račune-otpremnice:
- Avansni računi. Ako kliknete na ovu opciju otvoriće se prozor koji služi za povezivanje avansnih računa sa konačnim računima a koji je detaljno opisan ovde.
- Štampaj deklaraciju na osnovu računa. Izborom ove opcije možete da odštampate deklaracije za artikle koji se nalaze u računu. Više na ovu temu možete da pročitate ovde.
- Izvezi račun u .csv fajl. Ako kliknete na ovu opciju program će sve podatke iz računa da izveze u tekstualni .csv fajl. Ova opcija je korisna za razmenu podataka između različitih programa. Račun se izvozi iz našeg programa a uvozi se u drugi program, što značajno skraćuje vreme potrebno za evidenciju promena.
- Napravi internu otpremnicu. Ova opcija omogućava automatsko pravljenje internih otpremnica na osnovu izabranih računa i detaljno je objašnjena ovde.
- Kopiraj račun. Detaljan opis ove opcije dat je ovde.
- Napravi povratnicu. Ova opcija omogućava jednostavnu izradu povratnice kupca za sve artikle koji se nalaze u računu. Ako kliknete na ovu opciju na ekranu će se prikazati prozor za evidenciju povrata robe od strane kupaca popunjen sa artiklima koji se nalaze u računu.
- Pošalji e-mailom. Ova opcija omogućava slanje računa mejlom.
- Pošalji na SEF. Ova opcija služi za slanje računa na sistem elektronskih faktura (SEF).
- Osveži SEF status. Ova opcija služi za preuzimanje statusa računa sa SEF.
- Storniraj ili otkaži na SEF. Ova opcija služi za otkazivanje, odnosno storniranje dokumenta na SEF.
- Komentari SEF. Ako kliknete na ovu opciju biće prikazan prozor u kome se nalaze komentari koje je kupac, odnosno izdavalac računa (dobavljač) upisao.
- Pojedinačna evidencija PDV. Ova opcija služi za formiranje ili brisanje Pojedinačne evdencije PDV. Više o Pojedinačnim evidencijama PDV i ovoj opciji možete da pročitate ovde.
Omogućena je i primena određenih opcija na više računa odjednom. Potrebno je da u tabeli selektujete račune na koje želite da primenite određenu opciju (selektovanje više računa možete da obavite tako što držite pritisnut taster Ctrl na tastaturi dok klikćete mišem na račune koje želite da selektujete) i da zatim kliknete desnim tasterom miša na selektovane račune. Prikazaće se meni sa sledećim stavkama:
- Kopiraj račune. Detaljan opis ove opcije dat je ovde.
- Napravi internu otpremnicu. Ova opcija omogućava automatsko pravljenje internih otpremnica na osnovu selektovanih računa i detaljno je objašnjena ovde.
- Štampaj selektovane dokumente. Ako kliknete na ovu opciju program će poslati na štampu sve selektovane dokumente odjednom.
- Pošalji e-mailom. Ova opcija omogućava slanje selektovanih računa mejlom.
- Izvezi selektovane račune u .csv fajl. Ako kliknete na ovu opciju program će sve podatke iz selektovanih računa da izveze u tekstualni .csv fajl.
- Pošalji na SEF. Ova opcija služi za slanje izabranih računa na sistem elektronskih faktura (SEF).
- Osveži SEF status. Ova opcija služi za preuzimanje statusa izabranih računa sa SEF.
KOMUNIKACIJA SA SEF
Detaljne informacije o slanju dokumenata na SEF, preuzimanju statusa dokumenta, otkazivanju i storniranju dokumenata možete da pročitate u ovde.
IZMENA RAČUNA-OTPREMNICE
Izmena računa-otpremnice može da se izvrši na sledeći način:
- Prvo je potrebno da u prozoru za pregled računa-otpremnica pronađete račun-otpremnicu koju želite da izmenite. To možete da uradite na način koji opisan u prethodnom izlaganju.
- Pošto pronađete račun koji želite da izmenite kliknite desnim tasterom miša na njega i na ekranu će se prikazati meni u kome treba da izaberete opciju Prikaži račun.
- Odmah zatim na ekranu se prikazuje račun-otpremnica u prozoru koji je identičan prozoru koji se koristi za izdavanje računa.
- U donjem levom delu prozora pronađite dugme Izmeni i kliknite mišem na njega.
- Dalji postupak je identičan postupku izdavanja računa-otpremnice koji je opisan ovde.
Napominjemo da nije moguća izmena računa koji su poslati na SEF.
IZVEŠTAJI KOJI SE FORMIRAJU AUTOMATSKI NA OSNOVU RAČUNA - OTPREMNICE
Program Sors automatski ažurira sve izveštaje na koje račun-otpremnica utiče ili u kojima treba da bude prikazan. Račun-otpremnica se prikazuje ili ima uticaj na sledeće izveštaje:
- Izveštaji o stanju zaliha. Količina robe u izveštajima o stanju zaliha se umanjuje za količinu koja se nalazi u računu-otpremnici.
- Magacinska kartica (kartica robe). Promena se prikazuje u kartici svakog artikla koji se nalazi u računu-otpremnici.
- Spisak obaveza po kupcima. Ukupne obaveze kupaca se uvećavaju za fakturisani iznos.
- Kartica kupca. Vrednost računa-otpremnice se prikazuje na strani zaduženja u kartici kupca.
- Knjiga izdatih računa. Podaci sa računa-otpremnice se prikazuju u knjizi izdatih računa.
- Izveštaji o prometu robe i ostvarenoj razlici u ceni. Podaci sa računa-otpremnice se prikazuju u izveštajima o prometu robe i ostvarenoj razlici u ceni.
- Izveštaji o prodaji robe. Podaci sa računa-otpremnice se prikazuju u izveštajima prodaji robe.
- Računi po danu. Svi izdati računi se zbirno prikazuju u ovom izveštaju zajedno sa podacima o nabavnoj ceni.
OBRAČUN PROSEČNIH NABAVNIH CENA METODOM OBRAČUNA POSLE SVAKE KALKULACIJE
U slučaju da ste se opredelili da nabavne cene obračunavate metodom obračuna posle svake kalkulacije, obračun nabavnih cena u računima - otpremnicama treba da se izvrši pre analize razlike u ceni po računima i pre knjiženja računa u finansijskom knjigovodstvu. Više o mogućnostima za obračun nabavne cene možete da vidite ovde.
Obračun nabavnih cena za artikle u računima obavlja se na sledeći način:
- U komandnom meniju kliknite na stavku Računi a zatim u meniju na stavku Računi-otpremnice
- Otvara se novi meni u kome je potrebno da izaberete opciju Nabavne cene
- Pošto to uradite na ekranu će se prikazati prozor u kome se nalaze svi izdati računi-otpremnice. Ovaj prozor je identičan svim ostalim prozorima za pregled dokumenata koji je opisan ovde.
Postoje dve mogućnosti obračuna:
- Možete da obračunate nabavne cene za za artikle koji se nalaze u određenim računima.
- Možete da obračunate nabavne cene za artikle koji se nalaze u računima koji su izdati u određenom periodu.
U slučaju da želite da obračunate nabavnu cenu za artikle koji se nalaze u određenim računima potrebno je da u tabeli selektujete račune u kojima se nalaze artikli čija nabavna cena treba da se uproseči i da zatim kliknete na dugme Uproseči cene koje se nalazi u gornjem delu prozora (prikazano na slici).
U slučaju da želite da obračunate nabavnu cenu za artikle koji se nalaze u računima koji su izdati u odeđenom periodu treba samo da kliknete na dugme Uproseči cene koje se nalazi u gornjem delu prozora (prikazano na slici).
Pošto to uradite na ekranu će se prikazati prozor kao na slici ispod.
Ako obračunavate nabavnu cenu za artikle koji se nalaze u određenim računima potrebno je da izaberete opciju Selektovani dokumenti.
Ako obračunavate nabavnu cenu za artikle koji se nalaze u računima koji su izdati u određenom periodu treba da izaberete opciju Sve dokumente i da zatim u polja za izbor datuma upišete period u kome su izdati računi-otpremnice u kojima se nalaze artikli čiju nabavnu cenu želite da obračunate.
Pošto izvršite odgovarajući izbor treba da kliknete na dugme OK i postupak obračuna će započeti. Tok postupka obračuna možete da pratite u prozoru koji se potom prikaže.